Indholdsfortegnelse

Analysepakker & priser

Oversigt over mulige analyseparametre /analysepakker herunder tekniske og kvalitetsmæssige oplysninger findes i fil i højre side ved navn Kravspecifikation - Analysetekniske oplysninger.xlsx

Gældende prisliste og evt. tildelingsværktøj* (valg af laboratorium til en regionsundersøgelse) fremgår af brugerbegrænset infoside HER (link ikke aktivt endnu) eller kan rekvireres ved henvendelse til den respektive regions kontaktperson.
Priserne må ikke offentliggøres, hvorfor de ikke kan fremgå offentligt tilgængeligt her.
_{*Gælder for Region Hovedstaden}

Emballageoversigt og bestilling af emballage

Laboratorierne er telefonisk tilgængeligt i forbindelse med henholdsvis levering af emballage og aflevering af prøver i tidsrummet fra kl. 08.00 – 16.00 på de normale arbejdsdage (fredag dog kun til kl. 15.30).

Normal leveringstid er 2 dage. Ved kortere leveringstid opkræves et gebyr for særtransporten.

Emballageoversigt fremgår af fil i højre side ved navn Analysepakker, pakkenumre, leveringstid og emballagebehov.xlsx

Bestilling af prøveafhentning og emballage bestilling foretages via online system

Pantordning*

_{*Gældende for Region Nordjylland, Region Midtjylland & Region Sjællands rammeaftaler med ALS Denmark.}

Som et ledt i et indledende arbejde omhandlende fremtidig reduktion af emballageforbrug ift. bæredygtighed ønsker Regionerne at skabe fokus på netop emballageforbruget.

Fokus skabes ved at kortlægge emballagestrømmene igennem hele fødekæden fra bestilling af emballage hos laboratoriet til returnering af fyldte emballager til laboratoriet, hvoraf nogle prøver analyseres, og andre blot opbevares og sidenhen destrueres/bortskaffes uden analyse er foretaget, hertil kommer returneringen af ubrugt emballage tilbage til laboratoriet, som ligeledes destrueres grundet kontamineringsrisiko.

For at kunne kortlægge emballageforbrugs strømmene skal emballagemængderne opgøres. Dette gøres ved at emballage rekvireret af regionen eller dennes rådgiver, opdelt på matrice, faktureres af laboratoriet til Regionen jf. nedenstående enhedspriser.

Reduktionen af emballageforbruget skal ske som et samarbejde mellem laboratoriet, rådgiver og Regionen, og målrettes derfor der, hvor indsatsen giver størst effekt. Tiltag kan evt. afprøves ved prøvehandlinger / forsøg, herunder test af adfærdsregulerende ændringer ift. forbrug og håndtering.

Emballagen kan enten bestilles til sagsspecifikke projekter, hvor disse oplysninger (fx lokalitetsnummer) skal fremgå af faktura i lighed med fakturering af andre laboratorieydelser (analyser osv., se Kap 6. Vederlag i Udbudsbilag A), eller som ikke øremærket undersøgelses specifikt emballering.

Når emballagen returneres med prøve, og der bestilles analyse (eller arkivprøve) fratrækkes emballageudgiften ift. faktureringen af analyseomkostninger. Emballageordningen fungerer derfor som en ”pant” ordning, hvorpå det faktiske emballageforbrug kan kvantificeres og kortlægges.

Køletaskerne, som emballagen ofte leveres i, forventes at kunne genbruges, hvorfor betaling af køletaskerne er indeholdt i emballageprisen og/eller selve analyseprisen. 

Bestilling af prøveafhentning

Laboratoriet skal på bestilling afhente prøver på alle årets Arbejdsdage. Regionernes eller dennes rådgiver bestiller normal afhentning inden kl. 12.00 med afhentning senere samme dag. Prøver kan normalt forventes at være klar til afhentning senest kl. 16. Der skal desuden efter særskilt aftale være mulighed for at få afhentet prøver uden for ovennævnte normale rammer mod et tillæg for afhentning af prøver efter kl. 16.

Bestilling af prøveafhentning og emballage bestilling foretages via online system

Rekvirering af analyser

Analyser rekvireres via regionernes digitale rekvisitionssystem https://ara-regioner.dk/.

ARA er regionernes basale webløsning til rekvirering af analyser hos laboratorierne, og skal erstatte hidtidige Excel/papir-rekvisitioner.
ARA omfatter de basale funktioner nødvendigt for at kunne rekvirere analyser via Stanlab, herunder

• se eksisterende prøvesteder på en lokalitet,

• oprettelsen af prøvested/boring/indtag,

• oprettelsen af prøver (inkl. redigering og sletning)

• bestilling af analyser ved laboratoriet på prøver.

ARA erstatter fuldt de excel-rekvisitioner som hidtil har været anvendt til rekvisitioner af analyser. ARA kan ikke anvendes til prøver der skal i Vanda.

Data afleveres fremadrettet direkte ‘ned’ i GeoGIS-databasen af laboratoriet, hvorfor standat-filer ikke længere benyttes.

Tidsfrister for afrapportering

For alle analyseparametre og analysepakker er kravene til leveringstider anført i fil i højre side ved navn Analysepakker, pakkenumre, leveringstid og emballagebehov.xlsx.
Der er her regnet i Arbejdsdage.

Leveringstiden er 7-15 dage for analyser i jord, fersk sediment og luft (passivt og aktivt opsamlet) og 7-20 dage for analyser i grundvand og fersk overfladevand. (For Grindsted- og Kærgårdpakkerne i jord, grundvand og overfladevand er leveringstiden 30 dage).

Eksempel på forståelse af rammeaftalens punkt om rettidig levering og bod:

Hvis Regionen eller dennes rådgiver mandag den 1. indleverer en prøve med 7 Arbejdsdages analysetid, kan prøven (Laboratorieydelsen) betragtes som rettidig afleveret, hvis regionen modtager resultaterne inden kl. 23.59 onsdag den 10.

Hvis resultaterne afleveres mellem onsdag den 10. kl. 23.59 og fredag den 12. inden kl. 23.59 ifalder Laboratoriet en bod på 10 %, da prøven (Laboratorieydelsen) er til og med 2 Arbejdsdage forsinket.

Hvis resultaterne afleveres mellem fredag den 12. kl. 23.59 og onsdag den 17. inden kl. 23.59 ifalder Laboratoriet en bod på 20 %, da prøven (Laboratorieydelsen) er mellem 3 og 5 Arbejdsdage forsinket.

Hvis resultaterne afleveres onsdag d. 17. kl. 23.59 eller senere ifalder Laboratoriet en bod på 50 %, da Laboratorieydelsen er mere end 5 Arbejdsdage forsinket.

Prøvehåndtering

Det er Laboratoriets ansvar, at prøverne efter afhentning er håndteret og opbevaret korrekt, herunder ved en temperatur og opbevaring i et tidsrum, som ikke medfører signifikant ændring af prøven.

Opbevaring, håndtering og eventuel konservering skal overholde gældende standarder, metodedatablade mv. Hvis der forekommer modstrid mellem kravene i disse, skal det mest restriktive krav overholdes.

Laboratoriet skal give anvisning på eventuel feltfiltrering og eventuel konservering af prøverne. Køletaskerne er påtrykt QR-kode, som linker til fyldningsvejledninger på alsglobal.dk. Tilsætning af konserveringsmiddel til klargjort emballage skal fremgå af emballagen.

Analyser må ikke ske på konserveret prøve, herunder frossen prøve, med mindre det specifikt fremgår af standarder, metodedatablade mv., at det er en del af normalproceduren.

Arkivprøver

Såfremt Laboratoriet fra Regionen eller dennes rådgiver modtager en jordprøve, som indleveres med en rekvisition eller anden analysebestilling, hvoraf det fremgår, at prøven udelukkende ønskes opbevaret på arkiv, skal prøven opbevares i 6 uger.
To ekstra opbevaringsuger kan tilkøbes ved kontakt til laboratoriet.

Fakturering

Fakturaer skal indtil regionen måtte give anden meddelelse sendes elektronisk til EAN-nummer

Alle fakturaer vedrørende en kalendermåned skal være Regionen i hænde senest den 15. i den følgende måned, dog senest 5. januar af hensyn til regnskabsårets afslutning

Hvis fakturaer ikke kan fremsendes til regionen som følge af manglende rådgivergodkendelse skal Laboratoriet skriftligt orientere regionen herom.

Følgende skal tydelig fremgå af fakturaen:

• Lokalitetsnummer

• Lokalitetsnavn (kan være adresse)

• Regionens kontaktperson

• Rekvirent (hvis opgaven er bestilt af regionens rådgiver)

• Dato for prøveindlevering

• Dato for faktisk levering af analyseresultat (inkl. tidspunkt hvis hasteanalyse)

• Aftalt leveringstid for den pågældende analyse (dage (inkl. tidspunkt hvis hasteanalyse))

• Angivelse af antal (modtagne prøver) og type (jord, fersk sediment, grundvand, fersk overfladevand, luft passivt opsamlet, luft aktivt opsaml)

• Analyserede parametre/pakker (med antal af hver parameter/pakke)

• ID-nr. fra Laboratoriets kvittering for prøvemodtagelsen.

• Pris jf. aktuel Tilbudsliste for hver af de parametre/pakker der afregnes

• Bodens størrelse (%) (kun hvis der er forsinkelse på en parameter/pakke)

• Prisreduktionen (i kr.) og den endelige pris (kun hvis der er forsinkelse på en parameter/pakke)

• Rådgivers godkendelse (hvis rekvireret af rådgiver)

Rådgiver godkendelse

Laboratoriet fremsender en kopi af den endelige faktura til godkendelse hos rådgiver, og først efter rådgivers godkendelse fremsendes e-faktura til regionen.

Ved analyser rekvireret af Regionen sendes fakturaen direkte til regionen.

Bodsbestemmelser

Leveringstider og reduktion i pris ved for sen levering af resultater.

Hvis Laboratoriet ikke leverer rettidigt er der i rammeaftalerne med laboratoriet defineret, hvor meget vederlaget reduceres.

Leveres en Laboratorieydelse ikke inden for den i Tilbudslisten fastsatte tidsfrist for den pågældende ydelse, uden at dette alene skyldes Regionens forhold, foreligger der forsinkelse. En Laboratorieydelse anses først for leveret, når Laboratorieydelsen er udført/leveret uden fejl og mangler.

Såfremt en rekvisition indeholder flere analyser med forskellig leveringstid, er den seneste leveringstid gældende for alle analyser. Såfremt en rekvisition indeholder flere analyser og ikke alle analyser er forsinkede, ifalder Laboratoriet bod for alle analyser, idet der skal ske samlet levering.

I de første tre måneder fra Kontraktens ikrafttræden (dvs. i januar, februar og marts 2024) kan leveringstiden for Laboratorieydelserne være det dobbelte af den i Tilbudslisten fastsatte tidsfrist for den pågældende ydelse.

Hvis Laboratorieydelserne ikke leveres inden for denne frist, foreligger der forsinkelse. Denne undtagelse gælder ikke for hasteanalyser. Hvis en Laboratorieydelse ikke leveres rettidigt, reduceres vederlaget for den pågældende Laboratorieydelse efter følgende model:

Forsinkelse til og med 2 Arbejdsdage: 10 % reduktion
Forsinkelse med 3 til 5 Arbejdsdage: 20 % reduktion
Forsinkelse med 6 eller flere Arbejdsdage: 50 % reduktion

Såfremt der er tale om hasteanalyser, reduceres vederlaget for den pågældende Laboratorieydelse efter følgende model:

Forsinkelse til og med 2 timer: 50 % reduktion
Forsinkelse på over 2 timer: 75 % reduktion

Laboratoriet fratrækker på eget initiativ eventuel bod.

Regionen kan dispensere fra vederlagsreduktionen for forsinkelse efter forudgående skriftlig aftale i hvert enkelt tilfælde.
For alle analyseparametre og analysepakker er kravene til leveringstider anført i Kravspecifikationen (se ovenfor). Der er her regnet i Arbejdsdage.

Kontaktpersoner

Her er findes en samlet oversigt og laboratoriets kontaktpersoner.

Rammeaftale vilkår

Her finde de formelle vilkår som har været genstand for udbudsforretningen forud for kontraktindgåelsen ved EU-Udbud 2023/S 088-269519
Der er tale om de offentliggjorte dokumenter ifm. udbuddet af opgaven.